Prokrastination - 4 Schritte gegen das Aufschieben

Jawohl! Ein neuer Tag beginnt und ich starte voller Elan in die anstehenden Aufgaben, die ich mir gestern so schön geplant habe. Ein Blick auf die TODO Liste und los geht’s!

Ach, vorher noch schnell einen Kaffee holen. So, jetzt geht’s aber los. Okay, ich schau noch ganz kurz, was das Internet so zum gestrigen Bayern-Sieg in der Champions League schreibt. Also, Sport1.de, orf.at, DiePresse.com und noch ein paar weitere Newsportale durchgeklickt.

Okay, ich bin uptodate – jetzt geht’s los. Ping! Dein Freund XY hat auf Deinen Kommentar geantwortet. Das muß ich mir natürlich anschauen. Aber danach steig ich richtig ein. Usw. usw. usw……

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann „Welcome to the Club“. Sie sind nicht der/die Einzige, denn für dieses Phänomen des Aufschiebens gibt es sogar einen professionellen Ausdruck – PROKRASTINATION!

Was ist Prokrastination?

Ich habe das Wort schon so oft in meinem Leben geschrieben und noch viel öfter gelesen und trotzdem tue ich mir jedes Mal wieder schwer, es auszusprechen oder zu schreiben. Was ist nun also diese Prokrastination wirklich? Einfach gesagt, ist es ein Verhalten des Aufschiebens von Aufgaben und Tätigkeiten auf einen späteren Zeitpunkt. Je nach Intensität der eigenen Veranlagung kann der Umgang damit von „Ich arbeite am besten wenn ich unter Druck bin“ bis hin zu einem schweren Leiden mit diesem Phänomen führen.

Wikipedia definiert Prokrastination folgendermaßen:

„Prokrastination (lateinisch procrastinare „vertagen“; Zusammensetzung aus pro „für“ und cras „morgen“), auch extremes Aufschieben, ist eine Arbeitsstörung, die durch ein nicht nötiges Vertagen des Arbeitsbeginns oder auch durch sehr häufiges Unterbrechen des Arbeitens gekennzeichnet ist, sodass ein Fertigstellen der Aufgabe gar nicht oder nur unter enormem Druck zustande kommt. Dies geht fast immer mit einem beträchtlichen Leidensdruck einher. Pathologisches Aufschieben muss unterschieden werden vom alltäglichen Aufschieben bei aversiven Aufgaben, das viele Menschen kennen (nur 1,5 % einer studentischen Population berichteten, gar nicht aufzuschieben), dem Vertagen von Aufgaben aufgrund anderer, nötiger Prioritätensetzung, sowie einem erfolgreichen Arbeiten kurz vor einer Frist, wodurch es weder zu Leistungseinbußen noch zu subjektivem Leiden kommt. Während umgangssprachlich häufig vom „Studentensyndrom“ gesprochen wird, handelt es sich bei Prokrastination um eine in der Gesamtpopulation vorkommende Arbeitsstörung, die besonders bei Personen zutage tritt, die hauptsächlich selbstgesteuert arbeiten müssen (z. B. Studenten, Anwälte, Journalisten, Lehrer). Betroffene leiden meist dauerhaft darunter, berichten teilweise bereits zu Schulzeiten Probleme gehabt zu haben und erleben dies auch in ihrem späteren Berufs- und Privatleben.“ (Stand 18.3.2016)

 

Sind Sie ein Prokrastinator bzw. eine Prokrastinatorin?

Bäng! Das trifft genau auf Sie zu? Dann begrüße ich Sie ganz herzlich im Club! Denn ich gebe zu, ich bin ein Prokrastinator!

Ist das jetzt schlimm? Ich würde sagen, das kommt darauf an, wie man mit diesem Phänomen umgeht bzw. wie sehr man darunter leidet. Denn während viele Menschen sehr unter dieser „Krankheit“ leiden, sehen andere es als Stärke an und bringen in den selbstverschuldeten Drucksituationen die besten Ergebnisse.

Gehören Sie zu Gruppe 2, dann ist alles gut. Oder auch nicht (denn vielleicht reden Sie sich das ja auch nur ein), aber wir wollen das jetzt mal einfach so stehen lassen.

Was kann man gegen Prokrastination tun bzw. wie geht man damit um?

Wenn Sie aber zur Gruppe 1 gehören, dann suchen Sie wahrscheinlich nach Antworten, wie man damit gut umgehen kann und trotzdem „etwas weiterbringt“. Wie bei vielen Problemstellungen, gibt es natürlich auch hier keine einfache und allumfassende Antwort. Aber vielleicht hilft Ihnen ja meine Geschichte bzw. mein Umgang mit dieser Sache.

Problem erkannt – Problem gebannt!

Wie bei jedem Problem in unserem Leben beginnt die Lösung damit, sich einmal selbst einzugestehen, dass man davon betroffen ist. In einer Selbsthilfegruppe würde man also sagen „Hallo, ich bin Michael und ich bin ein Prokrastinator“. Und jetzt alle „Hallo Michael“.

Was geht während der Prokrastination in meinem Kopf vor?

Okay, den ersten Schritt haben wir also gemeinsam gemeistert. Mit dem 2. Schritt gilt es nun festzustellen, was da eigentlich im Kopf so vorgeht, wenn man beginnt seine Aufgaben zu verschieben und die Prioritäten anders zu ordnen.

Eine perfekte Beschreibung dazu liefert Tim Urban von Waitbutwhy in seinem TED Talk „Inside the mind of a master procrastinator„.

Darin beschreibt er auf eine sehr unterhaltsame Weise, was in unser aller Köpfe vorgeht und welche Charaktere in uns hierbei gegeneinander kämpfen.

Sie sehen also, auch erfolgreiche Menschen kennen dieses Problem. Es geht also in erster Linie darum, wie man damit umgeht. Leider kann ich Ihnen keine Allheilmittel oder Wunderdinge liefern, die Sie über Nacht zur produktiven Supermaschine machen. Aber möglicherweise hilft Ihnen mein Weg um Ihren Weg zu finden.

Meine 4 Tipps für den erfolgreichen Umgang mit Prokrastination

1. Ideen aussieben &  Schwerpunkte setzen

Klingt nicht sonderlich speziell, ich weiß. Aber es geht darum, dass Sie sich selber darüber im Klaren sind, was Sie wirklich wollen. Ich habe täglich neue Ideen für Dinge, die ich gerne machen würde. Beruflich sind da viele großartige Geistesblitze dabei, die mein Geschäft ankurbeln könnten. Und privat sind es viele Wünsche und Träume von Dingen, die ich noch erleben möchte.

Ein Tag hat aber nur 24 Stunden. Dass ich nicht all diese Dinge umsetzen kann, liegt auf der Hand. Aber welche dieser Ideen soll ich verfolgen und welche nicht?

In der Vergangenheit habe ich oft damit gekämpft, dass ich viele Dinge begonnen, aber wenige beendet habe. Das ist wenig sinnvoll, zeit- und vor allem auch motivationsraubend. Denn, es fehlen die wirklichen Erfolgserlebnisse. Und ohne (wenn auch nur kleine) Erfolgerlebnisse fehlt die Motivation weiterzumachen.

Meine Lösung – das „Ideen- & Wünschebuch“. In meinem Fall ist es kein echtes Buch, sondern besteht aus 2 Notizen in „Evernote“ – eine für berufliche und eine für private Themen. In diese Ideenbücher schreib ich  alle Ideen auf, die mir tagtäglich so durch den Kopf gehen. Einmal pro Woche schaue ich dann über diese Ideen drüber und überlege, welche davon interessant sind und welche nur eine kurzfristige Schwärmerei waren. Danach wird umgereiht und ausgesiebt. Gute Ideen nach oben, weniger gute nach unten. Und wenn es eine Idee bis zum Ende des Monats ganz nach oben geschafft hat, dann hat sie es verdient, auch umgesetzt zu werden.

So setze ich nun schon seit einiger Zeit meine Schwerpunkte. Da ich Evernote sowohl am Smartphone als auch am PC habe, ist ich mein Ideenbuch immer in meiner Nähe. Es gehen also keine Ideen und Wünsche verloren. Behandelt werden aber trotzdem nur die, die es ins Monatsziel schaffen.

2. Commitment

Wenn es eine Idee ins Monatsziel geschafft hat, dann steht die härteste Entscheidung an. Mache ich es wirklich oder nicht? Denn wenn die Entscheidung in diesem Moment auf JA fällt, dann muß ich es auch durchziehen.

Commitment heißt das Zauberwort, das ausdrückt, dass man diese Idee nun WIRKLICH umsetzen wird! Wirklich heißt, mit allen Höhen & Tiefen und ohne Wenn & Aber.

Warum ist das wichtig? Weil ich sonst nie die Motivation finden würde, in den Hochzeiten der Prokrastination wieder zum Wesentlichen – nämlich der Arbeit an dieser Aufgabe – zurück zu kehren. Wenn auch leicht zögerliche Gedanken aufkommen, dann gewinnt der „Instant Gratification Monkey“ in diesen Momenten immer. Und am Ende des Tages ist nichts passiert.

Daher Commitment zum Projekt und dann beinhart durchziehen!!!

Tim Urban hat im obigen Video davon gesprochen, dass es zwei Arten von Aufgaben gibt. Die einen, die eine fixe Deadline haben wie z.b. Kundenprojekte. Und die anderen – meist internen oder eigenen Projekte – die keine fixen Deadlines haben.

Bei der ersten Art haben Sie das Commitment mit der Auftragsannahme abgegeben. Der reine Zeitdruck und die Zusage gegenüber dem Kunden lassen dann irgendwann das „Panic Monster“ erwachen, das Sie dazu bringt, sich an die Arbeit zu machen.

Das Problem bei der zweiten Art ist, dass Sie das Commitment & die Deadline „nur sich selbst“ gegenüber abgegeben haben. Und mit sich selbst kann man sehr leicht und überzeugend verhandeln. Das weiß ich selbst am Besten. Je sicherer Sie sich aber sind, dass Sie die Umsetzung WIRKLICH wollen, desto mehr Motivation werden Sie aufbringen, um facebook zu schließen und sich den wirklich wichtigen Dinge zuzuwenden! 

3. Planung ist ALLES

Ja klar, was sonst! Aber was, wenn meine tollen Pläne nach kurzer Zeit in sich zusammenbrechen?

Beim Thema Planen ist eines besonders wichtig – nämlich wirklich realistisch zu sein. Und das heißt, nicht Wünsche niederzuschreiben, sondern gut zu überlegen, wie lange man sich für eine einzelnen Aufgabe Zeit nehmen will.

Große Projekte beginne ich dabei immer mir einer Grobplanung in Monaten. Drehen wir das Rad der Zeit zurück auf Anfang März. Ich will mit der Website im Juli online gehen. Heißt also ab jetzt 3 volle Monate. Die Grobplanung sieht dann so aus.

März:

  • Festlegen von Logo und Design
  • Aufsetzen der Landingpage samt E-Mailformular
  • Recherche nach Marktbegleitern, Plattformen, Influencern usw.
  • Erstellung von Marketing- und PR-Unterlagen
  • Planung von Blog- und Social-Media-Inhalten
  • Arbeit am Produkt

April

  • Umsetzung von Blog- & Social Media Inhalten
  • Kontakt zu Influencern, PR usw. aufnehmen
  • Vorbereitung der Crowdfunding Kampagne
  • ….
  • Arbeit am Produkt

So, werden dann alle Monate bis zur selbstgesetzten Deadline grob geplant. Abschließende Frage – ist das alles realistisch? Wenn ja, dann geht es in die Feinplanung, wenn nein, dann muß der Grobplan überarbeitet werden. In der Feinplanung werden die großen Aufgaben in so kleine Teile zerlegt, dass Sie auf Tage oder Stunden verteilt werden. Das hat den Vorteil, dass das Projekt überschaubarer wird und man mit jeder Erledigung eines Teils ein kleines Erfolgserlebnis bekommt. Und wenn Sie mit diesem Erlebnis sogar den „Instant Gratification Monkey“ zufriedenstellen können, dann haben Sie den Jackpot gezogen!

Aber Achtung – Commitment heißt nicht, dass man Pläne nicht ändern kann. Denn es kann immer etwas Unerwartetes passieren. Commitment heißt, dass man an der Zielerreichung festhält, auch wenn unerwartete Dinge auftreten! Dranbleiben, egal was passiert und sich nicht vom Ziel ablenken lassen!

Und beim Thema Ablenken kommen wir auch schon zum Punkt 4. Nämlich die Ablenkung im Alltagsleben.

4. Konzentration auf das Wesentliche

heißt alles wegzublenden oder auszuschalten, was man in einer Situation nicht brauchen kann oder was mehr Ablenkung als Mehrwert für das Ziel bringt! Stellen Sie alle potentiellen Störquellen (E-Mail, Social Media, Telefon usw.) auf stumm. Gehen Sie „offline“ und verschwinden Sie in Ihre eigene Welt, z.B. mit Musik.

Im Spielfilm „The Social Network„, der die Geschichte der Entstehung von facebook beschreiben soll, gibt es eine Szene, die diese Art der Konzentration auf eine Sache beschreibt.

Mark Zuckerberg nennt es in dieser Szene „er ist im Tunnel“. Und Sean Parker sagt darauf „Genauso muß es sein“.

Wie in dieser Filmszene versetze ich mich mit Musik (immer mit Kopfhörer) in meinen eigenen Tunnel und schalte damit alle Störfaktoren ab. Egal ob ich an Konzept und Design einer Präsentation arbeite, einen Blogbeitrag schreibe oder zur Ideenfindung einen Spaziergang mache – Musik ist für mich der beste Weg in den Tunnel! (Und seit ich das Apple Music Abo habe ist auch die Abwechslung im Tunnel noch viel größer)

 

Weitere Tipps & Hilfe

Wenn Ihnen 4 Tipps nicht ausreichen, dann finden Sie in der Karriebibel unter „Prokrastination: 50 Tipps gegen Aufschieberitis“ noch  mehr Anregungen.

Und wenn Ihnen Tipps alleine nicht ausreichen, sondern Sie eine Person brauchen, die Ihnen beim Weg aus der „Aufschiebe-Falle“ hilft, dann empfehle ich Ihnen den Kontakt zu Claudia Sima von „Lebensgefühl„.

 

Wie gehen Sie mit Prokrastination um?

Jetzt bin ich auf Ihre Meinung gespannt! Wie gehen Sie mit dem Thema um? Welche Wege und Mittel haben Sie gefunden, um trotz Aufschieberitis erfolgreich zu sein? Hinterlassen Sie mir Ihre Meinung und Ihre Erlebnisse als Kommentar unter dem Beitrag. Und wenn Ihnen der Artikel gefallen hat, dann freue ich mich, wenn Sie diesen auch mit Verwandten, Bekannten, Arbeitskollegen und Freunde teilen – Danke!

Bildquelle: Unsplash © Sonja Guina

Michael

Ich helfe Ihnen, die Dinge auf den Punkt zu bringen, damit Sie Ihr Publikum überzeugen & zu Taten bewegen! Egal ob Rede, Präsentation, Vortrag, Meeting, Startup- & Elevator Pitch, 60-Sekunden-Präsentation, Bewerbung, Ausschreibung usw. - wann immer Sie jemanden überzeugen wollen, stehe ich Ihnen unterstützend zur Seite!

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